Коллеги присылают письма по выходным, и весь понедельник приходится тратить на разбор писем. Что делать? Нарушают ли коллеги цифровой этикет?

Отправлять рабочие письма в нерабочее время не рекомендуется. Но если команда договорилась, что письма можно отправлять в любое время, то уже начинают действовать не нормы этикета, а локальные договоренности, потому что они всегда сильнее общих правил.

Что можно сделать для собственного удобства:

1. Договориться с коллегами, что срок ответа на письма по выходным может быть дольше, чем на письма в рабочее время, чтобы снять с себя нервозность и тревожность из-за долгих ответов.

2. Договориться с коллегами о системе пометок для срочных и важных писем, которые должны получать приоритетное внимание. Можно делать и противоположную пометку – о том, что от получателя ничего не требуется. Это поможет эффективнее разбираться с почтой.

3. Планировать рабочее время с учетом необходимости разбирать почту по понедельникам и не ставить важные задачи на этот день.

4. Провести диагностику командной работы. Может обнаружиться как минимум две проблемы:

• команда перегружена и вынуждена работать в выходные, – тогда лучшее решение – поговорить с руководителем и рассказать об этой проблеме (даже если руководитель не найдет решения, он должен знать, что команда работает на пределе возможностей)
• команда привыкла использовать почту слишком активно, генерируя огромный поток писем, – тогда есть смысл обсудить, как сократить количество переписок (возможно, регулярные совещания по понедельникам могли бы сделать ненужной значительную часть писем; может быть, команде поможет работа в совместных таск трекерах для постановки задач и отслеживания прогресса).

Сбой в коммуникациях очень часто сигнализирует о каких-то других проблемах в рабочих процессах. Полезно распознавать эти индикаторы.