Цифровой этикет // Колонка

Что должно быть в подписи в электронном письме от делового партнера


Автор телеграм-канала «Цифровой этикет» Ольга Лукинова делится советами, как подписывать письма, которые вы отправляете деловым партнерам, и какая информация может быть воспринята неоднозначно.

Что должно быть в подписи:

  1. Фамилия и имя (факультативно отчество). Причем желательно в той форме, в какой вы хотите, чтобы к вам обращались. Никаких инициалов.
  2. Должность.
  3. Организация, которую вы представляете.
  4. Альтернативный способ связи (телефон, мессенджер и т.д.).
Что можно добавить:
  • Сайт организации. Но вообще лучше отправлять письмо с адреса, который содержит доменное имя сайта организации (не ivanov@gmail.com, а ivanov@companyname.ru) – тогда адрес сайта в подпись можно не включать.
  • Адрес местонахождения (уместно в том случае, если предполагается, что ваши партнеры / клиенты приходят к вам в офис).
  • Часовой пояс или время работы (если по какой-то причине ваши собеседники могут ожидать от вас мгновенного ответа круглосуточно).
  • Приближающийся период, когда вы будете недоступны (например, информация о том, что с 1 июня вы уходите в отпуск на 2 недели).
Что может быть воспринято неоднозначно:
  • Логотип организации (картинки не всегда отображаются и утяжеляют письмо).
  • Профиль деятельности организации (это легко гуглится).
  • Личное фото (может показаться избыточным, особенно если вы установили аватар в профиле и ваше фото отображается в самом верху письма рядом с адресом).
  • Ссылка на личный блог (уместно только в том случае, если вы действуете от собственного имени, а не как представитель компании, и если блог по функциям заменяет официальный сайт).
Еще советы:
  1. Меняйте подписи в зависимости от адресата: чем меньше знакомы, тем больше информации в подписи. Чем больше знакомы, тем короче может быть подпись.
  2. Помните, что любые картинки в подписи могут не отобразиться. Поэтому минимизируйте картинки и тем более не оформляйте всю подпись в формате изображения. Они могут отображаться не во всех почтовых сервисах. И из них неудобно копировать информацию.
  3. Делайте подпись шрифтом и цветом по умолчанию – так в письме она отобразится предсказуемо и бесшовно.
  4. Удаляйте «Отправлено с Iphone», «Проверено на вирусы» и уведомления о конфиденциальности. Это лишняя информация.

Youtube

Новости





























































Поделиться

Youtube