«Коллеги, нам надо встретиться на следующей неделе. Напишите, кто когда может». Так начинается сообщение, которое отнимет у всех изрядное количество времени: все участники переписки получат друг от друга целый поток ответов с ненужными подробностями. А инициатору встречи потом еще надо как-то состыковать графики всех участников и для этого проделать еще целую кучу работы.
Как же назначать встречи, чтобы быстро согласовать время?
Способ 1
Если людей очень много, а дело очень важное, то просто назначить время: «Завтра проводим экстренное совещание в 15.00».
Способ 2
Предварительно позвонить одному-двум ключевым людям и согласовать удобное время с ними. Начинать со звонка самому значимому для встречи человеку. Выяснить (1) удобные для него даты и (2) не очень удобные, но приемлемые. Дальше звонить следующему по значимости человеку, сужать поле возможных дат. Сообщить в письме всем остальным то время, которое выбрали ключевые участники.
Способ 3
Использовать общие календари, которые позволяют видеть занятость коллег.
Способ 4
Использовать опрос (очень удобно делать в телеграме). Называем несколько дат и просим проголосовать за все удобные варианты. Выбираем тот, за который проголосовали ключевые участники или большинство, и объявляем его всем как принятое решение.
Старайтесь не предлагать нескольким участникам встречу с открытой датой – измучаете и себя, и всех участников, пока договоритесь. Берегите друг друга.
