Нам часто приходится писать «неудобные» письма, в которых нужно отказать, выразить критику, ответить на негатив. Как писать подобные письма, чтобы не испортить отношения и не навредить делу?

1. Не задерживать отправку письма. Чем больше проходит времени, тем хуже. Если коллега попросил о помощи и не получает ответа, то оказывается в подвешенном состоянии, не понимая, нужно ли искать помощи в другом месте.

Если своевременно не дать обратную связь, то позже критика уже будет неуместной.

Если вовремя не ответить на негатив, то можно упустить тот момент, когда проблему можно было решить конструктивно.

2. Начать с благодарности. Благодарность покажет, что вы цените усилия собеседника, и позволит снизить градус негативных эмоций:

• «Спасибо, что предлагаешь мне включиться в проект…»;
• «Спасибо, что выполнил(а) эту задачу…».

3. Покажите, что слышите собеседника, и дайте понять, что у вас общие цели: вы играете в одной команде, даже если сейчас между вами есть разногласия.

• «Я, как и ты, хочу, чтобы проект был выполнен в сроки и качественно…».

4. Предложить решение или альтернативу. Покажите, что вы настроены конструктивно, и сразу предложите варианты решения ситуации:

• «Я мог бы взяться за задачу, если бы сроки и бюджет были больше…».
• «Я могу изменить визуал и структуру отчета к четвергу. Подойдет такой вариант?».

5. Показать готовность к диалогу. Объясните, что отказ или критика – это не разрыв отношений, а, наоборот, готовность искать более конструктивные возможности взаимодействия:

• «Дай знать, если я могу помочь с какой-то другой задачей»;
• «Давай обсудим, как в следующий раз избежать таких ситуаций».