Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».

С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?

Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:

1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:

• «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
• «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»

Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?

2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:

«Отправляю вам 5 файлов:

1. Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2. Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3. ……

Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.